Norme simplifiée N° 40, concernant les traitements automatisés d'informations nominatives mis en oeuvre à l'aide d'autocommutateurs téléphoniques sur les lieux de travail.

Délibération n° 94-113 du 20 décembre 1994 portant adoption d'une norme simplifiée concernant les traitements automatisés d'informations nominatives mis en oeuvre à l'aide d'autocommutateurs téléphoniques sur les lieux de travail

(Journal officiel du 3 janvier 1995)

Vereinfachte Norm Nr. 40

Beschluss Nr. 94-113 vom 20. Dezember 1994 betreffs Verabschiedung einer vereinfachten Norm hinsichtlich der automatisierten Verarbeitung von persönlichen Daten mittels Telefonanlagen am Arbeitsplatz


(Gesetzblatt [Journal Officiel] vom 3. Januar 1995)

La Commission nationale de l'informatique et des libertés;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;

Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires ;

Vu la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;

Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale ;

Vu la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et notamment ses articles 2, 3, 6, 17 et 21 (1°) ;

Vu le code des Postes et Télécommunications ;

Vu le code du travail ;

Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;

Vu la délibération n° 84-31 du 18 septembre 1984 portant recommandation relative à l'usage des autocommutateurs téléphoniques sur les lieux de travail ;

Beschluss der nationalen Kommission für Informatik und Freiheiten (CNIL)
Rechtsgrundlagen:

Europaratskonvention Nr. 108 von 28. Januar 1981 zum Schutz von Personen hinsichtlich der automatisierten Verarbeitung von persönlichen Daten;

Gesetz Nr. 83-634 vom 13. Juli 1983 über der Rechte und Pflichten der Beamten;

Gesetz Nr. 84-16 vom 11. Januar 1984 über Statusregelungen des staatlichen öffentlichen Dienstes

Gesetz Nr. 84-53 vom 26. Januar 1984 über Statusregelungen des regionalen öffentlichen Dienstes

Gesetz Nr. 86-33 vom 9. Januar 1986 über Statusregelungen des öffentlichen Dienstes in Krankenhäusern

Gesetz Nr. 78-17 vom 6. Januar 1978 über Informatik, Daten und Freiheiten, insbesondere die Artikel 2, 3, 6, 17 und 21 (Nr. 1)

Gesetz bezüglich Post und Telekommunikation

Arbeitsgesetzbuch

Ausführungsverordnung Nr. 78-774 vom 17. Juli 1978 zu den Kapiteln I bis IV und VII des

Gesetzes Nr. 78-17 vom 6. Januar 1978 über Informatik, Daten und Freiheiten

Beschluss Nr. 84-31 vom 18. September 1984 bezüglich einer Empfehlung hinsichtlich des Gebrauchs von Telefonanlagen am Arbeitsplatz

Considérant que la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés est habilitée, en vertu des articles 6, 17 et 21 (1°) de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;

Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;

Considérant qu'un autocommutateur est un dispositif automatique qui permet d'acheminer et de répartir les communications entre plusieurs lignes téléphoniques et mis en place à l'usage des finalités de l'organisme ; qu'il a pour objet de faciliter les communications téléphoniques internes et externes ; que, dans certains cas, cet usage peut se trouver étendu à des fins privées ; que lorsqu'un tel dispositif est implanté dans une entreprise ou un organisme public, il est susceptible d'être mis à la disposition des agents soit pour les besoins de fonctionnement de l'organisme, soit pour la satisfaction des besoins personnels des intéressés ; que si l'autocommutateur téléphonique se trouve donc ainsi mis à la disposition personnelle des agents, le responsable est fondé à leur réclamer le remboursement du coût des communications privées ; qu'ainsi, dans certains cas, il permet d'enregistrer les numéros de postes téléphoniques qui lui sont connectés et les numéros de téléphone appelés à partir de ces postes ; que ces données ont un caractère indirectement nominatif au sens de l'article 4 de la loi du 6 janvier 1978 ; qu'en conséquence, lorsque les numéros appelés sont enregistrés, l'autocommutateur constitue un traitement automatisé d'informations nominatives soumis aux formalités préalables ;

Considérant que ces traitements peuvent, dans certaines conditions d'utilisation des autocommutateurs téléphoniques, relever de l'article 17 de la loi du 6 janvier 1978 sus-mentionné ;

Motive:

Die Nationale Kommission für Informatik und Freiheiten ist gemäß Art. 6, 17, und 21 (Nr. 1) des oben angegebenen Gesetzes vom 6. Januar 1978 ermächtigt, kraft ihres Verordnungsrechts Vereinfachungsregelungen bezüglich gewisser Verfahren der automatisierten Verarbeitung persönlicher Daten zu erlassen

In Anwendung des oben erwähnten Art. 17 ist unter einer Vereinfachungsregelung die Gesamtheit der Bedingungen zu verstehen, die von einigen der üblichen Datenverarbeitungsverfahren erfüllt werden müssen, damit für diese vermutet werden kann, dass sie offensichtlich kein Risiko für die Freiheiten darstellen und damit diese deshalb Gegenstand einer vereinfachten Erklärung sein können.

Eine Telefonanlage ist eine automatisierte Einrichtung, die es erlaubt, Verbindungen weiterzuleiten und unter mehreren Telefonleitungen zu verteilen, und die zu dienstlichen Zwecken eingesetzt wird. Sie dient zur Erleichterung des Fernsprechverkehrs. In einigen Fällen kann ihr Gebrauch auch auf private Zwecke ausgeweitet sein. Wenn eine solche Einrichtung in einem Unternehmen oder einer öffentlichen Anstalt vorhanden ist, ist sie zur Benutzung durch die Angestellten bestimmt, sei es zu dienstlichen, sei es zu privaten Zwecken des Betroffenen. Wenn die Telefonanlage somit dem privaten Gebrauch der Angestellten überlassen ist, kann der Verantwortliche von diesen die Erstattung der Kosten der privaten Telefongespräche verlangen. Folglich erlaubt sie es in bestimmten Fällen, die Nummern der angeschlossenen Telefone und die von diesen Telefonen aus angerufenen Telefonnummern aufzuzeichnen. Diese Daten haben im Sinn von Art. 4 des Gesetzes vom 6. Januar 1978 einen indirekt persönlichen Charakter. Wenn die angerufenen Telefonnummern aufgezeichnet werden, stellt die Anlage folglich eine Einrichtung zur automatisierten Verarbeitung persönlicher Daten dar, die vorhergehenden Förmlichkeiten unterworfen ist.


Diese Verarbeitung kann bei einer bestimmten Verwendungsweise der Telefonanlagen Art. 17 des oben erwähnten Gesetzes vom 6. Januar 1978 unterliegen.

Décide :

Article 1er
Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent :

ne porter que sur des données objectives ;

ne pas donner lieu à des interconnexions ou à des transmissions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;

ne pas comporter d'informations autres que celles énumérées à l'article 3 ;

satisfaire aux conditions énoncées aux articles 2 à 8 ci-dessous.

Entscheidungsinhalt:

Art. 1
Um Gegenstand des vereinfachten Verfahrens der Erklärung der Konformität zur vorliegenden Regelung zu sein, müssen die automatisierten Verfahren der Verarbeitung persönlicher Daten
-ausschließlich objektive Daten betreffen;
-Vernetzung oder Übermittlung nur insoweit bewirken, als nötig zum Erfüllen der unten in Art. 2 aufgezählten Funktionen;
-keine weiteren Informationen als die in Art. 3 aufgezählten beinhalten;
-die unten in Art. 2 bis 8 erwähnten Bedingungen erfüllen.

Article 2
Finalités

Le traitement doit avoir pour seules finalités :

a) pour la gestion de l'annuaire téléphonique interne :

la gestion, l'édition et la diffusion de listes nominatives des utilisateurs des postes téléphoniques connectés à l'autocommutateur ;

b) la gestion d'une messagerie interne.

c) pour la maîtrise des dépenses téléphoniques :

l'établissement et l'édition des relevés des communications téléphoniques, y compris poste par poste ;

le calcul du coût des communications téléphoniques, y compris poste par poste ;

l'établissement de statistiques.

d) pour le remboursement du coût des communications téléphoniques à objet personnel

l'établissement de documents destinés au recouvrement des sommes correspondantes ;

en cas de contestation, l'établissement des documents indiquant les caractéristiques de la ou des communications dont le remboursement du coût est réclamé.

Art. 2
Zwecke

Die Verarbeitung darf ausschließlich zum Zweck haben:
a) zur Führung des internen Telefonverzeichnisses:

die Führung, Ausgabe und Verteilung von Namenslisten der Nutzer der an die Anlage angeschlossenen Telefone;


b) die Führung eines internen Nachrichtenwesens.

c) zur Kontrolle der Telefonkosten:

die Erstellung und Ausgabe einer Aufstellung der Telefongespräche, auch aufgeschlüsselt nach Anschlüssen;

Die Berechnung der Kosten der Telefongespräche, auch aufgeschlüsselt nach Anschlüssen;

die Erstellung von Statistiken.

d) zur Erstattung der Kosten privater Telefongespräche:

Die Erstellung von Dokumenten zur Einziehung der betreffenden Beträge;

Im Falle des Widerspruchs, die Erstellung von Dokumenten mit den Daten der Gespräche, deren Kostenerstattung verlangt wird.

Article 3
Informations collectées et traitées

a) identité de l'utilisateur du poste : nom, prénom, numéro de poste ;

b) situation professionnelle : fonction, service, adresse professionnelle ;

c) communication téléphonique : numéro de téléphone appelé, nature de l'appel (sous la forme : local, départemental, national, international), durée, date et heure de début et de fin de l'appel, nombre de taxes, coût de la communication.

Art. 3
gesammelte und verarbeitete Informationen

a) Identität des Benutzers des Anschlusses: Name, Vorname, Anschlussnummer;

b) Dienstliche Stellung: Funktion, Dienststelle, dienstliche Adresse;

c) Telefonverbindung: Angerufene Telefonnummer, Art des Anrufs (in der Form: Ortsgespräch, Ferngespräch, Auslandsgespräch), Dauer, Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Gesprächs, Anzahl der Zuschläge, Kosten der Verbindung.

Article 4
Durée de conservation

Les informations nominatives relatives aux communications téléphoniques ne doivent pas être conservées au-delà d'un délai correspondant à l'édition de deux factures par France Télécom, soit six mois à compter de l'enregistrement du numéro appelé.

Article 5
Destinataires des informations

Dans la limite de leurs attributions respectives, les informations nominatives enregistrées peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

a) les agents habilités des services comptables et du service du personnel ;

b) les chefs de service pour les personnels relevant de leur autorité ;

c) les agents disposant d'un poste téléphonique pour les communications passées à partir dudit poste.

Lorsque des relevés justificatifs des numéros de téléphone appelés sont établis, les quatre derniers chiffres de ces numéros sont occultés.

Toutefois, quand il est demandé à un agent le remboursement du coût d'une communication téléphonique regardée comme passée à titre privé, cet agent peut, sur sa demande expresse, avoir communication du numéro de téléphone complet du correspondant appelé.

Art. 4
Dauer der Aufbewahrung

Die persönlichen Informationen bezüglich der Telefongespräche dürfen nur für den Zeitraum bis zum Erhalt zweier Rechnungen von France Telecom, also sechs Monate ab der Aufzeichnung der angerufenen Nummer, aufbewahrt werden.

Art. 5
Adressaten der Informationen

In den Grenzen ihrer jeweiligen Kompetenzen dürfen die aufgezeichneten persönlichen Informationen nur den folgenden Adressaten mitgeteilt werden:

a) den dazu ermächtigten Angestellten der Buchhaltungs- und Personalabteilung;

b) den Abteilungsleitern für das ihnen unterstellte Personal;

c) den Angestellten, die einen Telefonanschluss besitzen, für die von ihrem Anschluss aus geführten Gespräche.

Bei der Erstellung von Aufstellungen zum Nachweis der angerufenen Telefonnummern sind die letzten 4 Ziffern dieser Nummern zu schwärzen.

Wenn indessen von einem Angestellten die Erstattung der Kosten eines Telefongesprächs, das als privat angesehen wird, verlangt wird, kann dieser Angestellte, mittels eines ausdrücklichen Antrages, die Übermittlung der vollständigen Telefonnummer des angerufenen Gesprächspartners verlangen.

Article 6
Respect des droits et libertés des salariés protégés

Des mesures particulières doivent être prises afin que les conditions de mise en oeuvre d'un autocommutateur n'entrave pas l'exercice des droits reconnus par la loi en matière d'exercice des droits et libertés des salariés protégés.

A cet effet, ils doivent pouvoir disposer d'une ligne téléphonique non connectée à l'autocommutateur.

Art. 6
Beachtung von Rechten und Freiheiten besonders geschützter Angestellter

Es sind besondere Maßnahmen zu treffen, um zu verhindern, dass die Verwendung einer Telefonanlage nicht die Ausübung von Rechten beeinträchtigt, die auf dem Gebiet der Rechte und Freiheiten besonders geschützter Arbeitnehmer gesetzlich vorgesehen sind.

Zu diesem Zweck müssen diese über einen Telefonleitung verfügen, die nicht an die Telefonanlage angeschlossen ist.

Article 7
Sécurités

Des mesures de sécurité physique et logique doivent être prises afin de préserver la sécurité du traitement et des informations, d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.

Art. 7
Sicherheit

Es sind physische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zu treffen, um die Sicherheit der Verarbeitung und der Daten zu gewährleisten, um zu verhindern, dass diese verändert, beschädigt oder an unberechtigte Dritte übermittelt werden.

Article 8
Information et droit d'accès

Lorsque l'entreprise, l'administration ou l'organisme qui envisage de mettre en oeuvre un autocommutateur téléphonique, entre dans le champ d'application soit des dispositions du livre IV du code du travail relatives aux institutions représentatives des salariés au sein de l'entreprise, soit des dispositions des lois susvisées des 11 janvier 1984, 26 janvier 1984 et 9 janvier 1986 relatives aux comités techniques paritaires, il doit être procédé à la consultation de ces organismes préalablement à la mise en fonction de l'autocommutateur.

L'information des utilisateurs sur les finalités et les fonctions de l'autocommutateur, les destinataires des informations et les modalités d'exercice de leur droit d'accès et de rectification, doit également être assurée par tout moyen approprié, notamment par voie d'affichage ou de diffusion de note explicative préalablement à la mise en fonction de l'autocommutateur téléphonique.

Le Président : Jacques FAUVET

Art. 8
Informationen und Zugangsrechte

Wenn das Unternehmen, die Verwaltung oder die sonstige Einrichtung, die die Anwendung einer Telefonanlage plant, in den Anwendungsbereich entweder des 4. Buches des Arbeitsgesetzbuches bezüglich der Arbeitnehmervertretung im Unternehmen oder der Gesetze vom 11. Januar 1984, 26. Januar 1984 und 9. Januar 1986 über die paritätischen technischen Komitees fällt, sind vor der Einrichtung der Telefonanlage diese Institutionen zu konsultieren.

Auch die Information der Benutzer hinsichtlich der Zwecke und Funktionen der Anlage, die Adressaten der Informationen und die Modalitäten der Ausübung ihres Zugriffsrechts und der Richtigstellung ist durch alle geeigneten Mittel sicherzustellen, insbesondere im Wege des Aushangs oder der Verteilung einer erläuternden Mitteilung vor der Einrichtung der Telefonanlage.

Der Präsident: Jacques Fauvet